近十几年，在科技公司的带动下，开放式、扁平式的现代化办公空间风靡全球各地。会议室的格局也随之改变，视频会议技术正在不断小型化、经济化，而视频清晰度和用户体验则在不断提升。一个新兴名词——Huddle Room——正成为厂商、集成商和用户关注的焦点。
为什么要Huddle Room?
Huddle Room，有时又被称为Huddle Space，是指相对紧凑的办公或会议空间，一般可容纳5-6个人，可以召开小型的项目或信息会议。今时今日，传统会议室已“槽点”满满，员工们困扰于会议室预定遥遥无期，会议设备使用繁琐，开个会都要用尽洪荒之力。而HuddleRoom则如一股清流进入现代企业，它更注重员工间的联结、协作和创造性，让员工在需要时随时可以聚在一起，但同时又满足私人和封闭空间的要求。
“越来越多的企业采用开放式办公环境，实行小组分工，衍生出大量的本地和远程协作需求。但是传统会议室面积较大，且设备构成复杂无法满足当代企业的快速灵活使用需求，而开放办公环境又造成私密空间减少，互相干扰严重。为了破解以上矛盾，现在企业青睐于建设20平米以下的房间或空间，并配以相应的音视频设备来解决人们沟通的问题，Huddle Room也因此流行起来。”天创产品经理江博文表示。
Huddle Room的重点在于议事协作，其优势包括：
·鼓励有意义的团队合作。
·高效的资源利用，Huddle Room遵循先来先到原则，无需像传统会议室那样预订房间。
·提高生产力，Huddle Room的简单化设置可助用户更有效使用时间，无需花个十分钟来配置系统，直观的内容分享和一键式的会议体验让协作成为现实。
·省钱省空间，它需要的硬件很少，只要预先装备一些必要的技术设备即可，相比大型会议室更加省钱。
在Wainhouse Research（WR）最近的一份白皮书中，预计全球有1,500,000-2,000,000个集团视频会议室正在使用，其中每个集群中有近20-25个HuddleRoom。基于此，WR估计全球Huddle Room的总数介于300,000至500,000之间。下图就是WR对所有会议室数量的估计。其中根据终端用户的机构性质和业务模式，Huddle Room在集团视频会议室中的比率可能是从1:1到50:1甚至更多。
谁最爱Huddle Room？
那么这三五十万的Huddle Room都是谁在用呢？Huddle Room的核心理念就是开放、共享、协作，而这背后折射出的也是企业的价值观和运营方式。WR的报告中也提到，企业的性质和业务模式也决定了HuddleRoom的使用比例。在我们的采访中也可以看出，不论国外还是国内，科技企业特别是互联网企业绝对是Huddle Room这一潮流的引领者。
“目前国内客户对Huddle Room的需求分为几类，一是外企客户，跟随国外总公司的策略，需求不断提升。二是国内大型IT互联网企业、证券金融企业，由于工作中涉及诸多交互和异地协作，需求比较高，但是如何建设没有明确的想法。三是传统国有企业，实际会议形式更多的为汇报而不是讨论协作型会议，所以需求较低。”江博文表示。
“科技类公司通常对于Huddle Room有着更高的接受度，他们多以开放式办公为主，所有的人都在工位上，但也常常有需要聚在一起沟通的环节，而且这类公司的分支机构也比较多，需要用到视频会议沟通的场所也非常多。” 格罗力达销售副总王强补充道，“所以Huddle Room在科技类公司的应用已经成为一种趋势。”
例如，改变了中国人出行的滴滴公司就在通过Huddle Room以最简单、便捷的方式，呈现内容，加强企业分享与协作。“滴滴有三十五间会议室都使用了克莱默小型的VIA设备，这些房间都是三张凳子加一个小圆桌，由于空间太小很难再接线缆和额外的外接设备。但因为整栋大楼都是无线覆盖的，且公司网络质量很好，在哪里都可以无缝连接，所以使用者到了会议室，只需要连接设备就可以把屏幕分享出来。”克莱默华北区产品经理陆建光介绍了滴滴模式，同时他也指出企业对于Huddle Room的态度与员工平均年龄、高层对新技术的接受度也有一定关系。“滴滴这种公司有一个优势，其群体平均年龄很轻，接受新鲜事物的能力很强。我们也遇到过类似规模的项目，但因其IT经理和高层理念较保守，就会抗拒这种新的方式。”
如何变出一个Huddle Room?
Huddle Room注定为协作而生，为完成工作而设计。在企业办公场所里，每个空间都是有用的。技术的实现方式定义了如何利用空间，IP化、BYOD、协作令会议室不像过去那样受到空间局限，现在只要一台笔记本、一条网线和一个监视器就能变出一个HuddleRoom来。如果在带宽和屏幕上多一些投入，HuddleRoom的主要功能就会发生改变，小型的协作空间也可以逐渐进阶成为一个拥有若干屏幕和交互白板的，可以预定视频会议的团体房间。
“过去在带宽、计算机技术、移动通讯技术无法满足的情况下，不可能实现同步的语音、视频交流，IT技术经过不断发展，现在这些交流的屏障已经完全被打破。Huddle Room很多时候就是一台简单的显示设备，加上一个图像采集设备，以及一个终端，就可以满足视频会议的基本需求了。其他人通过微软的Lync或者类似软件产品都能满足会议需求，现在的趋势就是技术越来越扁平化了。”王强指出。
Huddle Room可以保留其主要功能，并适应公司的其他需求，依据成本来评估这一空间的性能尤为重要。所以很多公司都选择寻求一个演示设备。多合一的设备不需要多重连接，而且便宜，完美匹配HuddleRoom的目标。
像快思聪AirMedia这类无线协作产品就能够实现即插即用的安装，创建无线演示、轻松分享内容，实现部门协作工作。任何人走进Huddle Room，连上Wi-Fi网络就可以演示来自任何移动设备的高清内容。
在没有多余空间放其他设备的Huddle Room里，克莱默的VIA产品也是理想选择，VIA放在屏幕后面，可以直接调取不同信号源，登录镜像，实现交互和协作。
对于会议设备供应商来说，Huddle Room蕴藏着很大的商机。过去几年，会议技术提供商如宝利通和微软都致力于建造大型的传统董事会议室。现在，随着开放空间办公室的增长，他们也开始提供适应紧凑空间的硬件。例如，宝利通发布了RealPresence Centro系统，就包括了一圈监视器和摄像机，适合进行一个项目的小组协作。像这样为开放理念定制设计的系统是Huddle Room的标志，它鼓励的是一种相对平等的讨论，这也是现代工作场所发展的方向。
另外一些解决方案同样适合于Huddle Room，例如交互式的SMART显示器，多用户系统可以促进交流和生产力。SMART开发的Bridgit会议软件同样可以实现动态、交互会议，带来参与者间丰富的协作体验。
过去设计一个带有视频会议设备的大型董事会议室，是很昂贵的。但是设计一个Huddle Room就是另一回事，因为它们更小，成本也会大幅降低。你不需要为Huddle Room购买一个几十万元的系统，很低的成本门槛就可以进入。不像大型的董事会议室设置，Huddle Room使用非常简单的视频技术，这种最多坐六个人的会议室不需要15倍变焦的超高清摄像机。便宜且易于搭建，是令Huddle Room大受欢迎的因素。虽然Huddle Room很火爆，但我们在建设过程中仍需理性对待。江博文表示：目前国内企业对HuddleRoom的建设面临两个问题，一为完全不考虑或者没有意识到相关的软硬件投入，二为投入过多设备按照传统会议室的方式建设，导致投资过大而易用度没有满足真正的讨论协作会议需求。每个集会空间，无论多小，都应装配高品质的音视频会议解决方案让人能够更好地参与交流。而且这种解决方案必须易于使用，让人们使用他们熟悉的工具完成工作。所以“HuddleRoom”的建设应该以个人桌面电脑的延伸作为指导思想，去除不必要的功能让用户更专注于会议沟通而不是系统设备。
虚拟的价值
开放工作场所加速了Huddle Room的需求，它不仅是指物理的空间，还包括了虚拟的环境。技术顺应需求变化，会议企业提供了很多新的，可承担的协作方案。就算办公室缺少实体的Huddle Room，软件也可以提供虚拟替代选择，所以所有员工都可以享受亲密协作环境的好处。现在，网页会议软件已经建立了一种所谓的“虚拟数字办公室”。像物理Huddle Room一样，它们也能实现一种亲密的协作空间，不过都是在线的，没有了固定空间的限制，通过一些工具提供记录笔记、共享可视内容等我们希望从“真正”会议室得到的各种功能。
在一个共享办公的Huddle Room，使用者的笔记肯定会被下一个使用它的小组从白板上抹去。但是虚拟数字办公室可以更好地保存和记录会议供未来参考。
王强表示：软件在Huddle Room扮演桥梁的作用，实际上现在越来越多的公司，在通过软件进行视频会议，使用普通硬件如笔记本电电脑、BYOD设备就能达到视频会议的功效了。除非对音视频外部采集质量有要求，就需要采用一些外部辅助设备。如果没有特殊要求，对于科技类公司，视频会议只是一种交流手段，只畅通就可以了。所以我们感到越来越多的视频会议不仅局限在会议室里，而是已经和OA系统结合起来，比如说微软的Lync，宝利通的视频系统，都是同步集成在一起的。未来发展的趋势就是，有一部分人是在会议室进行视频会议交流，有一部分人就是通过电话、PC加入到会议中去，对于他们所在的位置都没有限制了，模糊了会议室空间的界限。
“由于Huddle Room建设的指导思想是个人桌面电脑的延伸，所以软件扮演的角色至关重要，要考虑让协作相关的音频、视频、数据和控制等统一在一个软件平台下更好的去工作，而不是每一方面都各自独立一个软件。”对于软件的应用，江博文认为接口也很重要，他指出，“应具备如slack办公软件这样，对于用户而言统一的入口和界面，通过该入口可以很轻松地加载和扩展任意其他的办公和沟通软件。通过软件来解决使用体验的问题，通过AV硬件解决音视频的处理问题，确保清晰稳定的音视频。”
Huddle Room的未来
由于劳动力和工作环境本身的改变，Huddle Room在未来将会扮演越来越重要的角色。随着时间的推移，更多的机构会认识到这种更小会议空间的潜在价值，这将会被诸多因素所驱动，包括：
终端用户不断增加的对额外会议空间的要求。
越来越多的开放工作空间和远程通信被采用。
供应商对于更小空间会议室价值的持续宣传。
WR预期在不远的未来会有新一批的Huddle Room友好的解决方案冲击市场。当现有的解决方案满足了一些Huddle Room的需求，很多新的解决方案很快又会发布，能够提供先进的协作和演示能力，不只是“足够好”的体验质量，还有易于安装、极低的价格点等因素。
此外，WR预计，未来除了一部分的Huddle Room解决方案需要从AV经销商那里购买外，其他的产品都可以由终端消费者直接购买（包括走电商平台）和自主设计安装。
过去十年，协作技术受限于大型的、集成的昂贵会议室，但是下一代工作者及其公司需求将完全全球化，这就需要协作解决方案遍布整个机构。接下来几年，先进的音视频和协作产品及服务将以自己的方式进入现有的Huddle Room中。
内容来源：InfoAV China
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